Trois projets en cours, deux clients qui attendent un retour, un devis à envoyer et une facture à relancer. C'est le quotidien standard d'une graphiste freelance installée. Le problème n'est pas la charge — c'est l'absence de méthode pour la répartir. Quand tu passes ta journée à sauter d'un projet à l'autre, tu avances partout et tu termines nulle part.
Principe 1 — Un projet par demi-journée
Le multitâche créatif est un mythe. Chaque changement de contexte — passer du logo d'un client à la mise en page d'un autre — te coûte entre 15 et 30 minutes de remise en route. Sur une journée, ça représente des heures perdues.
La règle la plus efficace est simple : un projet par demi-journée, pas plus. Le matin tu avances sur le projet A, l'après-midi sur le projet B. Si tu as un troisième projet en cours, il passe au lendemain. Cette règle force une priorisation et élimine le papillonnage.
Mieux vaut avancer significativement sur deux projets dans la journée que grignoter trois projets sans en terminer aucun.
Principe 2 — Distingue les phases
Tous les projets ne demandent pas le même type d'effort au même moment. Un projet en phase de cadrage demande de la communication. Un projet en phase de création demande de la concentration. Un projet en phase de livraison demande de la rigueur technique.
Regroupe les tâches de même nature. Les e-mails et appels clients le matin avant de commencer la création. L'export et la préparation de fichiers en fin de journée quand l'énergie créative est plus basse. La conception pure sur tes créneaux de meilleure concentration.
Lundi matin : Projet A — création (phase active)
Lundi après-midi : Projet B — intégration retours client
Mardi matin : Projet C — recherche et moodboard
Mardi après-midi : Projet A — suite création
Mercredi matin : Admin, devis, relances, prospection
Mercredi après-midi : Projet B — livraison fichiers
Jeudi–vendredi : Rotation selon urgences et validations reçues
Principe 3 — Rends visible l'état de chaque projet
Quand tu gères trois projets dans ta tête, tu oublies des choses. Quand tu les poses sur un support visuel, tu vois immédiatement lequel est bloqué, lequel avance et lequel est en retard.
Un tableau simple suffit. Quatre colonnes : « À faire », « En cours », « En attente client », « Terminé ». Une carte par projet avec la prochaine action concrète inscrite dessus. L'outil importe peu — Notion, Trello, un tableur, un carnet papier — ce qui compte, c'est que tu le consultes chaque matin avant de commencer.
La question quotidienne
Chaque matin, pose-toi une seule question : « Quel est le livrable le plus urgent cette semaine, et quelle est la prochaine action pour l'avancer ? » Commence par ça.
Principe 4 — Protège tes créneaux de création
Les clients ne savent pas que tu travailles sur d'autres projets — et ils n'ont pas besoin de le savoir. Mais si tu réponds à chaque e-mail dans la demi-heure, tu ne termines jamais un bloc de travail créatif.
Définis des créneaux de réponse : deux par jour suffisent (milieu de matinée, fin d'après-midi). En dehors de ces créneaux, ferme ta boîte mail. Un client qui t'écrit à 10h et reçoit ta réponse à 12h30 ne trouvera pas ça anormal.
Modèle de message d'absence temporaire
« Merci pour ton message. Je suis actuellement en phase de production et je réponds aux e-mails en fin de matinée et en fin d'après-midi. Je reviens vers toi rapidement. »
Court, professionnel, pas d'excuse. Ça pose un cadre sans donner l'impression d'être débordée.
Quand c'est trop
Si tu enchaînes les semaines à plus de 4 projets actifs avec des deadlines proches, le problème n'est pas ton organisation — c'est ta charge. Deux options : décaler un projet en accord avec le client, ou refuser le prochain qui arrive. Dire non à un projet quand tu es saturée protège la qualité de tous les autres.
Un bon indicateur : si tu commences à livrer en retard ou si la qualité de ton travail baisse, tu as dépassé ta capacité. Ce n'est pas un échec — c'est un signal pour ajuster.