Tu as déjà perdu 20 minutes à chercher « la bonne version » d'un fichier. Ou envoyé au client un PDF qui n'était pas le final. Ou retrouvé un dossier nommé « Projet_machin_V2_final_FINAL_ok.ai ». Le problème n'est jamais technique — c'est l'absence de convention appliquée systématiquement.
Une bonne organisation de fichiers repose sur trois choses : une arborescence fixe, une convention de nommage claire et la discipline de l'appliquer à chaque projet sans exception.
L'arborescence type
Utilise la même structure de dossiers pour tous tes projets. Crée un dossier modèle vide que tu dupliques à chaque nouveau projet. Ça prend 10 secondes et ça évite de réinventer l'organisation à chaque fois.
📁 2025_NomClient_NomProjet/
📁 00_Admin/
Brief.pdf · Devis.pdf · Contrat.pdf · Facture.pdf
📁 01_Recherche/
Moodboard · Références · Notes
📁 02_Production/
Fichiers de travail (.ai, .psd, .fig)
📁 03_Export/
Fichiers exportés pour validation client
📁 04_Livraison/
Dossier final livré au client
📁 05_Ressources/
Polices · Images achetées · Textes fournis
La numérotation des dossiers (00, 01, 02…) force un tri logique dans l'explorateur de fichiers. Tu lis le dossier de haut en bas dans l'ordre chronologique du projet.
La convention de nommage
Un bon nom de fichier répond à trois questions sans qu'on ait besoin de l'ouvrir : c'est quoi, pour qui, et quelle version.
NomClient_TypeLivrable_Version.extension
Moreau_Logo_V1.ai
Moreau_Logo_V2.ai
Moreau_CharteGraphique_V1.indd
Moreau_CarteVisite_RV_Final.pdf
Règles à suivre
Pas d'espaces dans les noms — utilise des underscores ou du CamelCase. Pas de caractères spéciaux (accents, &, #). Pas de dates dans le nom sauf si c'est pertinent (rapports mensuels par exemple). Numérote les versions avec V1, V2, V3 — pas « final », « final2 », « vraiement_final ».
La règle d'or : si tu envoies le fichier à quelqu'un qui ne connaît pas le projet, est-ce qu'il comprend ce que c'est rien qu'en lisant le nom ? Si oui, ton nommage est bon.
Gérer les versions
Ne supprime jamais une version précédente d'un fichier de production. Le client peut revenir sur une décision, et tu seras contente d'avoir gardé la V2 quand la V4 ne plaît plus.
Deux approches fonctionnent. La numérotation simple (V1, V2, V3) pour les projets courts. Ou un sous-dossier « _Archive » dans le dossier Production où tu déplaces les anciennes versions quand tu passes à la suivante — ça garde le dossier principal lisible.
Quand utiliser « Final » dans un nom de fichier
Uniquement dans le dossier de livraison, pour les fichiers qui partent chez le client. Jamais dans le dossier de production. En production, c'est toujours V1, V2, V3. Le fichier « final » est celui que tu copies dans le dossier 04_Livraison une fois le projet terminé et validé.
Sauvegarde et stockage
La règle du 3-2-1 : 3 copies de tes fichiers, sur 2 supports différents, dont 1 hors site. En pratique pour une freelance : ton disque dur principal, un disque externe et un cloud (Google Drive, Dropbox, ou iCloud).
Automatise la sauvegarde. Si tu dois y penser chaque jour, tu finiras par oublier. La plupart des services cloud synchronisent en continu. Le disque externe, branche-le une fois par semaine et lance une sauvegarde automatique (Time Machine, FreeFileSync ou équivalent).
Le ménage régulier
Une fois par mois, prends 30 minutes pour nettoyer. Supprime les fichiers temporaires qui traînent sur le bureau. Déplace les projets terminés dans un dossier d'archive. Vérifie que ta sauvegarde externe est à jour.
Une fois par an, fais un tri plus profond. Les projets de plus de 2 ans qui ne servent plus à rien peuvent être archivés sur un disque dur dédié et retirés de ton espace de travail courant.